Inleiding

In het najaar van 2024 nodigen we jou opnieuw uit op een volgend evenementencafé, editie 4. Op donderdag 24 oktober zijn we te gast in Gent!

Het evenementencafé van VVSG brengt evenementencoördinatoren en partnerorganisaties samen om over actuele thema’s en vraagstukken inzake evenementenbeleid ervaringen uit te wisselen, kennis op te doen en collega’s beter te leren kennen. De focus ligt vooral op concrete getuigenissen uit de praktijk. Samen verdere stappen zetten naar een duurzaam en professioneel evenementenbeleid, daar draait ons evenementencafé op. 

programma

Starten doen we met een keynote van de collega’s van de Stad Gent over hun jarenlange ervaring met ‘sfeerbeheer’ waarbij ze werken met care teams die oog hebben voor de (sociale) veiligheid, het welzijn, en de positieve ervaring van feestvierders. Deze care teams werken steeds vanuit een preventief oogpunt waardoor ze een ander doel en profiel hebben dan een bewakingsagent en/of gemeenschapswacht. Tijdens deze uiteenzetting krijg je een overzicht van de historiek, de werking en de belangrijkste uitdagingen van deze succesvolle aanpak.   

Vervolgens krijg je de keuze uit drie thematische sessies, waarbij we zoals steeds gaan voor interactie, kennisdeling en ervaringsuitwisseling:

•    Op weg naar een duurzaam evenement
Als organisator wil je jouw evenementen zo duurzaam mogelijk organiseren maar hoe zorg je ervoor dat je dit op een effectieve en haalbare manier doet? Hoe zorg je voor een doelgerichte en stapsgewijze aanpak? In deze sessie bespreken we de essentiële stappen die je kunt nemen om impact te creëren, van het verminderen van afval en het efficiënt inzetten van energie tot duurzame catering en mobiliteit. We doen dit samen met Lore Claes (OVAM) die haar jarenlange ervaring deelt via concrete tools, voorbeelden en bruikbare tips die je kunt integreren in je eigen evenementen. 
 
•    Grensoverschrijdend gedrag op publieke evenementen
Gemeenten hebben een grote verantwoordelijkheid bij het waarborgen van de veiligheid en het welzijn van hun bezoekers tijdens publieke evenementen. Hoe voer je een evenementenbeleid waarbij je een veilige en inclusieve omgeving creëert waar iedereen zich welkom voelt? In deze sessie verkennen we samen met Corinne Huybers (Diversiteit & Gelijke kansen VVSG) wat grensoverschrijdend gedrag precies inhoudt, welke vormen het kan aannemen en waarom het zo belangrijk is om dit gedrag tijdig te signaleren en aan te pakken. Aan de hand van concrete voorbeelden, dialoog en ervaringsuitwisseling bezorgen we je inzichten en handvaten om er zelf mee aan de slag te gaan.   

•    Evenementenbeleid sturen via subsidies
Gemeenten kunnen met subsidies een duidelijke richting geven aan de soorten evenementen die ze willen ondersteunen. Hoe kan je deze subsidies optimaal benutten om evenementen en organisaties te ondersteunen die passen binnen het evenementenbeleid en de bredere strategische doelstellingen van de gemeente? Hoe creëer je de juiste subsidievoorwaarden die kunnen bijdragen aan de kwaliteit van evenementen, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid, duurzaamheid of het betrekken van lokale organisaties en ondernemers? Aan de hand van enkele concrete voorbeeldreglementen die we tijdens deze sessie samen analyseren, werken we aan een gestructureerd en sturend beleid.

Tot slot geven we plenair een overzicht van wat er reilt en zeilt op het vlak van gemeentelijk evenementenbeleid.  

We nodigen je ook graag uit samen met de Stad Gent op de afsluitende netwerkdrink om na te praten en verder te netwerken.

Doelgroep

Het evenementencafé richt zich specifiek op gemeentelijke verantwoordelijken voor het evenementenbeleid.